In onze rubriek Klant in de spotlight lichten we een organisatie uit die laat zien hoe het anders kan. Deze keer: De Sjouwers. Zij leveren de handjes die nodig zijn om projecten, evenementen en verhuizingen door te laten gaan, en dat elke dag op een andere locatie. Mobiliteit is daar geen bijzaak, maar de kern van het werk.
Wie is De Sjouwers?
De Sjouwers, geleid door eigenaar Vince van den Bunt, levert de handjes die klussen mogelijk maken. Niet alleen bij verhuizingen, maar in zes sectoren:
- Projectinrichting
- Evenementen
- Logistiek
- Bouw
- Bedrijfsverhuizing
- Ontruimingen
Dat betekent: elke dag andere mensen op andere locaties, vaak met korte voorbereiding. Medewerkers reizen naar de klus met het OV, studenten pakken de trein naar de volgende opdracht, en voor grotere afstanden is er een deelauto van Greenwheels. Daarnaast zijn er kosten voor brandstof en parkeren.
Het probleem: administratie die niets oplevert
Al die kosten kwamen binnen als losse declaraties, bonnetjes en facturen. De financiële administratie moest ze elke maand handmatig controleren en verwerken. Dat kostte uren werk, was foutgevoelig en droeg niets bij aan de dienstverlening. Vince wilde een oplossing die de medewerkers ontlastte en finance meer grip gaf op de kosten.
De oplossing: planning en mobiliteit gekoppeld
De grootste winst zat in de koppeling tussen de personeelsplanning in XPS en Figo. Omdat Figo weet wanneer een medewerker dienst heeft, weet het platform ook wanneer een reis zakelijk is. Daarnaast kregen medewerkers NS Business Cards die op maat zijn ingericht voor de manier waarop De Sjouwers werkt.
Zo werkt de automatisering, stap voor stap
Wat er achter de schermen gebeurt, is eenvoudiger dan het klinkt. Figo wordt eenmalig gekoppeld aan de planningssoftware, in het geval van De Sjouwers XPS. Vanaf dat moment loopt het proces vanzelf:
- De dienst wordt ingepland. De planner zet een medewerker zoals altijd in XPS op een klus. Er hoeft niets extra's te gebeuren.
- Figo leest de planning mee. Via de koppeling weet Figo wie wanneer dienst heeft. Nieuwe medewerkers krijgen automatisch een uitnodiging voor de Figo App, zonder handmatig aanmelden.
- De medewerker reist zonder voorschieten. Met de NS Business Card of de digitale TravelCard in Apple of Google Wallet betaalt de medewerker direct op kosten van de werkgever. Geen bonnetjes, geen declaratieformulieren.
- Elke reis wordt automatisch beoordeeld. Figo legt elke transactie naast de planning. Valt een reis binnen een dienst, dan is die zakelijk. Valt die erbuiten, dan wordt die als privé aangemerkt of gemarkeerd voor controle.
- Finance krijgt één overzicht. Alle reizen komen samen in het Figo Dashboard, per medewerker en per kostenplaats, met één factuur. De maandelijkse controle wordt een blik op het overzicht in plaats van uren puzzelen.
Fraudepreventie: controle zonder wantrouwen
De meeste werkgevers willen hun medewerkers vertrouwen, en dat is ook de juiste basis. Maar zonder inzicht kan een OV-kaart ongemerkt ook in de avond, in het weekend of op vrije dagen worden gebruikt. Bij losse declaraties kom je daar vaak pas maanden later achter, als je het al ontdekt.
Voorkomen in plaats van achteraf zoeken
Omdat Figo de planning kent, is er geen handmatige steekproef meer nodig om misbruik op te sporen. Reizen buiten dienst vallen direct op. Voor flexibele medewerkers kan Figo nog een stap verder gaan: de kaart is alleen actief rond een geplande dienst en wordt na afloop van de dienst of het contract automatisch geblokkeerd. Er valt dan simpelweg niets meer te misbruiken.
Het gesprek voeren op basis van feiten
Ziet een werkgever toch een afwijkend patroon, dan laat het Dashboard precies zien op welke momenten er is gereisd, hoe vaak en voor welk bedrag. Dat maakt het gesprek met een medewerker concreet en eerlijk, gebaseerd op feiten in plaats van vermoedens. Afspraken over terugbetaling of het aanpassen van kaartrechten regel je vervolgens direct in het Dashboard.
Privé en zakelijk automatisch gescheiden
Niet elk privégebruik is misbruik. Sommige organisaties staan privégebruik binnen de fiscale regels bewust toe. Ook dan helpt de koppeling: Figo labelt elke reis automatisch als zakelijk of privé, zodat de administratie en de fiscale verwerking kloppen zonder dat iemand dat met de hand hoeft te doen.
Drie lessen uit de praktijk
1. Registreer iets maar één keer
Een rit hoeft niet meer in de planning én in een aparte declaratie te worden vastgelegd. De koppeling verwerkt het in één keer. Dubbele registratie is daarmee verleden tijd, en reisdeclaraties verwerken hoeft niet meer.
2. Laat het systeem controleren, niet de mens
Zakelijke ritten worden automatisch herkend en gevalideerd. Privégebruik wordt eruit gefilterd, zonder dat iemand op finance bonnetjes hoeft na te lopen. Dat scheelt niet alleen tijd, het maakt de controle ook consequenter.
3. Maak misbruik onmogelijk in plaats van achteraf zoeken
Omdat mobiliteit gekoppeld is aan de werkelijke planning, valt reizen buiten dienst direct op. Onterecht declareren kan simpelweg niet meer. Meer weten over dit onderwerp? Lees hoe je misbruik van OV-kaarten voorkomt.
Herkenbaar voor jouw organisatie?
De situatie van De Sjouwers is herkenbaar voor elke organisatie die mensen op wisselende locaties inzet: van flexbedrijven en uitzendbureaus tot eventbureaus, schoonmaak- en zorgorganisaties. Hoe meer locaties en hoe flexibeler de inzet, hoe groter de winst van een gekoppelde planning. Werk je met een planningssysteem zoals XPS, dan kan Figo daar eenmalig op worden aangesloten. Het volledige verhaal lees je in onze klantcase over De Sjouwers.
Veelgestelde vragen
Benieuwd wat een gekoppelde planning voor jouw organisatie kan opleveren?