Je kent het misschien wel. Je bent binnen je organisatie verantwoordelijk voor alle mobiliteit: OV-kaarten, deelauto's, vergoedingen. Alles lijkt onder controle, tot je tijdens een periodieke controle iets opvalt.
Een medewerker gebruikt al geruime tijd structureel de OV-kaart buiten werktijd. Avonden, weekenden, op vrije dagen. Niet één keer per ongeluk, maar vaak genoeg om er een patroon van te maken. Privégebruik, betaald door de werkgever.
Vertrouwen als uitgangspunt, inzicht als randvoorwaarde
De meeste werkgevers sturen op vertrouwen. Medewerkers krijgen ruimte en verantwoordelijkheid. Tegelijkertijd vraagt mobiliteit om duidelijke afspraken. Sommige organisaties staan privégebruik toe binnen de fiscale regels, maar de meeste kiezen voor een heldere scheiding tussen zakelijk en privé.
Om zo'n beleid goed te laten werken, moet je dit kunnen monitoren. Niet continu en zeker niet op individueel niveau, maar periodiek en zo efficiënt mogelijk. Het enige nadeel van de traditionele aanpak: die controles zijn tijdrovend en worden daarom liever zo min mogelijk gedaan.
Één druk op de knop: inzicht buiten werktijd
Voor klanten die hun mobiliteit via Figo afnemen, is hier nu een oplossing voor. Via het Figo Dashboard zie je als werkgever in één oogopslag hoeveel er buiten werktijd op kosten van de organisatie wordt gereisd, en door wie. Dit geldt zowel voor deelvervoer als voor OV-gebruik via de NS Business Card.
Dat maakt het makkelijker om vroegtijdig patronen te herkennen en het gesprek aan te gaan, zonder dat je elke maand handmatig facturen hoeft door te spitten.
Wat als je misbruik constateert?
Als je misbruik signaleert, is het belangrijk om het gesprek aan te gaan vanuit feiten, niet vermoedens. Met het Figo Dashboard heb je de data om het gesprek concreet te maken: op welke momenten is er gereisd, hoe vaak en voor welk bedrag.
Vervolgens kun je afspraken maken over terugbetaling, aanpassen van het mobiliteitsbeleid, of het intrekken van bepaalde kaartrechten, direct via het Dashboard.
Meer weten over hoe Figo inzicht geeft in OV-gebruik buiten werktijd?